4 documentos que necesitas para correr un negocio desde tu casa

Negocios
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Los documentos esenciales para correr un negocio por internet y desde tu hogar.

Está demás decirlo, pero esta década (en la que solo llevamos meses) ha sido bastante… difícil, por no decir más. Terremotos, pandemia, cuarentenas, elecciones; lo hemos vivido todo. A pesar de eso, si de algo debemos estar agradecidos es que estamos viviendo en el boom del emprendimiento. Nunca había sido tan accesible comenzar un negocio desde el hogar.

Tengo claro que emprender no es fácil; si lo fuera, todo el mundo lo haría. Es un proceso que consume tiempo, dinero y mucho esfuerzo. Como ya he pasado por esto, y sé lo confuso que puede ser, te quiero ayudar con esta lista de documentos legales que necesitas para correr un negocio desde tu casa.

Seas manejador de redes sociales, diseñador gráfico, mentor, influencer, consultor o estés corriendo una tienda en línea, estos son los documentos esenciales para proteger y crecer tu negocio legalmente:

Documentos esenciales

El primer paso que debes tomar antes de tramitar cualquier documento es evaluar tu negocio y las estructuras legales disponibles. Si no sabes ni siquiera cuáles son estas estructuras legales, te invito a conocer qué son y cuál le conviene a tu negocio. Este paso es sumamente importante porque si comienzas con una estructura y luego quieres cambiarte a otra, tendrás que comenzar desde el principio y perderías todo el dinero que invertiste.

1. Seguro Social Patronal (EIN):

El Seguro Social Patronal (EIN) es, básicamente, un número que identifica tu entidad comercial. Te preguntarás si es necesario tenerlo cuando eres freelancer o contratista independiente. La realidad es que no es requerido, pero sí se establece la mejor práctica cuando lo haces. El EIN te permite operar sin tener que divulgar tu seguro social personal. Esto es importante a la hora de llenar documentos para tu negocio y proteger tu información personal.

Lo primero que debes hacer es ver nuestros video tutoriales donde te explicamos cómo obtener tu EIN en minutos, ya sea que operes como freelancer (DBA) o como LLC. El EIN se obtiene por internet, en la página del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Es gratis y recibes tu número tan pronto sometes la solicitud.

2. Registro de Comerciante:

El Registro de Comerciante es el registro oficial que mantiene el Departamento de Hacienda sobre quienes tienen un negocio en Puerto Rico. Este documento te categoriza como un Agente Retenedor o un Agente No Retenedor del Impuesto de Venta y Uso ("IVU"). Es decir, si necesitas o no retener el IVU. Dependiendo del volumen de tus servicios es probable que no tengas que retenerlo, por lo tanto, tendrás un certificado que lo especifica.

La solicitud del Registro de Comerciante es gratis y se obtienes a través del Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI). Para un tutorial de cómo llenar la solicitud, chequea nuestros videos que te llevan paso a paso en el proceso de obtener tu Registro de Comerciante como DBA, o como LLC.

Cuando te aprueben la solicitud recibirás automáticamente el Certificado de Registro de Comerciante.

3. Permiso Único Domiciliario:

El Permiso Único Domiciliario es un nuevo permiso que incorpora en sí varios permisos. Incluye el Permiso de Uso, Cumplimiento Ambiental, Certificación para la Prevención de Incendios, Licencia Sanitaria y, cualquier otro requerido para la operación del negocio según el Reglamento Conjunto. El proceso de solicitud y de renovación se realizan a través del Single Business Portal de la Oficina de Gerencia de Permisos (OGPE).

Podemos decir que el proceso del Permiso Único Domiciliario se divide en dos fases:

Fase #1: Evaluación Administrativa

En esta fase tendrás que:

  • Crear una cuenta en la plataforma
  • Crear tu proyecto
  • Llenar la solicitud de Permiso Único con la información que solicita
  • Presentar los documentos básicos que especifica la solicitud
  • Hacer el pago preliminar del 10% del total del Permiso

Fase #2: Inspección de las Facilidades

En esta fase*:

  • Un técnico visitará las facilidades para hacer la evaluación del área técnica y física del Permiso
  • Deberás hacer el pago del 90% restante del Permiso.

*En esta fase asegúrate que todos los equipos requeridos por la agencia estén instalados.

Algunos detalles generales, pero súper importantes, que debes saber antes de someter tu solicitud son:

  • La operación de tu negocio debe ser puramente administrativa (en computadora, facturación, envíos, etc), es decir, no puedes recibir clientes en tu casa.
  • En el caso de que vivas en una comunidad con Junta de Residentes, es importante que presentes el endoso de la Junta con tu solicitud.
  • No puedes estar usando más del 25% (más o menos una habitación) de la facilidad residencial para uso comercial.
  • La residencia no puede dar apariencia comercial, es decir, no debe tener rótulos, anuncios, etc.
  • En el caso de que vivas rentado, la agencia puede pedir una autorización del dueño de la propiedad para que puedas llevar a cabo tu negocio en esa facilidad.

El Permiso Único Domiciliario tiene vigencia de un año, y se recomienda calendarizar la renovación al menos 60 días antes para que asegures de tener todos los requisitos para renovar a tiempo.

4. Patente Municipal:

La Patente Municipal es un impuesto cobrado por los Municipios, a toda persona dedicada a prestar cualquier tipo de servicio o venta de productos con fines de lucro, es decir, por la venta que tiene el negocio. Se obtiene presencialmente en la Oficina de Permiso del Municipio desde donde operes tu negocio. Si operas tu negocio en más de un municipio, tienes que sacar una Patente por municipio.

Para procesar tu solicitud necesitas, entre otros, estos documentos:

  • Autorización del dueño o presidente
  • Copia del seguro social (patronal y/o personal)
  • Permiso de uso del local emitido por la OGPE.
  • Contrato de arrendamiento y/o contrato de compraventa
  • Certificado de incorporación
  • Planilla de contribución sobre ingresos
  • Estados financieros auditados por un CPA.

Porque cada caso en individual, te recomiendo comunicarte con la oficina de tu municipio para que puedan orientarte sobre qué documentos específicos ellos requieren.

Es importante que sepas que estos son documentos generales y que, dependiendo del tipo de negocio que tengas, las agencias podrían pedirte documentos adicionales a base de las especificaciones de tu negocio.

Tener tus documentos legales al día es esencial para tu negocio. No solo te aseguras de proteger tu tiempo, dinero y esfuerzo, pero también evitas multas, impuestos y  demandas que te pueden costar hasta el negocio mismo. Si quieres volverte experto en crecer y proteger tu negocio, te invito a matricularte en nuestro nuevo curso Monta tu Negocio. Te llevamos paso a paso en el proceso de desarrollar tu negocio legal y exitosamente, además de brindarte las herramientas para que tomes las mejores decisiones por tu negocio.

¿Te quedaste con dudas sobre alguno de estos documentos? Compártelas dejando un comentario abajo para poder ayudarte.

Karina Reyes

Karina es Copywriter e Instagram Manager en Seed Law.

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