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Estructura Legal
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Entre las preguntas más comunes a la hora de emprender un negocio están ¿cómo puedo estructurar mi empresa legalmente?, y ¿cuál estructura legal me conviene más? La verdad es que no existe una contestación en blanco y negro. Todo dependerá de tu modelo de negocio, los riesgos de tu operación, tus expectativas, presupuesto y realidades particulares de cada cual. En esta sesión aprenderás las 4 estructuras legales más comunes.

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Negocio como Individuo

Muchas veces me preguntan: “¿Cuándo es que legalmente un hobby o pasatiempo se convierte en un negocio?” Y mi contestación usualmente es: cuando comienzas a monetizar.

“¿Aunque no me organice o tenga una compañía?” Sí, aunque no estés consciente de que ocurrió esa transformación en ese preciso instante. “¿Y si soy freelance?” También.

En términos sencillos, así es como funciona esta primera opción.

El negocio como individuo (en inglés, sole proprietorship) es la manera más sencilla de operar una empresa, ya que se configura tan pronto comienzas a hacer negocios. Eso quiere decir que tan pronto como vendes algún producto o servicio, se configura esta alternativa. Esta sencillez es precisamente una de las ventajas del negocio como individuo: no existen formalidades con las que cumplir ante el gobierno para que se configure.

Cuando haces negocios como individuo, puedes optar por operar bajo tu nombre personal o bajo cualquier otro nombre comercial. De ahí viene el concepto de “Fulano de Tal haciendo negocios como Fulano’s Consulting Services”  (en inglés, doing business as o “DBA”). Este fenómeno lo atenderemos en el próximo capítulo.

Otra ventaja del negocio como individuo es la administración de la empresa. Las decisiones de negocio las tomas tú. Además, cuando operas tu negocio como individuo, tienes todo el derecho sobre los ingresos de tu negocio sin mayor dificultad o formalidad. Sin embargo, no todo es color de rosas.

El negocio como individuo tiene una gran desventaja: no existe distinción o separación entre los asuntos de tu negocio y los tuyos personales, aun cuando mantengas libros o registros separados. Esto significa que los riesgos financieros no se limitan al dinero que inviertas en el negocio, sino que incluye todos tus bienes presentes y futuros.

Operar un negocio como individuo te expone a responsabilidad personal por las responsabilidades y obligaciones de tu empresa. Esto incluye responsabilidades que surjan por obligaciones contractuales y extracontractuales. Esta desventaja es particularmente importante considerarla si tu negocio conlleva mucho riesgo y estás casada o casado, porque tu cónyuge también podría responder y afectarse por tus decisiones.

Otra desventaja del negocio como individuo es que el valor del negocio y su continuidad están atados a ti, por lo que, si decides parar de operar o te mueres, el negocio terminará. Es por eso que otra desventaja del negocio como individuo es la falta de acceso a capital puesto en la medida que el potencial de crédito del negocio es equivalente a tus limitaciones crediticias. Por lo tanto, el tamaño del negocio como individuo está limitado por tus activos y por la cantidad de dinero que puedas conseguir como donaciones o préstamo personal.

Por último, cuando operas como individuo rindes una sola planilla por todos tus ingresos y solo tienes que proceder a desglosar los ingresos de la empresa. En este aspecto, solo tendrás derecho a reclamar las deducciones por concepto de los gastos ordinarios del negocio únicamente para lo que se considere tu negocio principal.

Usualmente, cualquier gasto de negocio que no sea el principal podrá reclamarse solo hasta el monto del ingreso bruto que generes. Además, como individuo eres responsable por el pago del seguro social y Medicare.

Sociedad

La sociedad (en inglés, partnership o general partnership) es básicamente igual que el negocio como individuo, pero aplica cuando dos o más personas emprenden el negocio. Como regla general, los socios de una sociedad comparten por partes iguales todos los ingresos y la responsabilidad del negocio, las decisiones de un socio vinculan a los demás, y todos tributan a nivel personal.

La mejor práctica es que el contrato de sociedad esté por escrito. Esto les ayudará a evitar malentendidos, dividirse responsabilidades, y tener un plan de acción concreto a seguir en caso de que, por ejemplo, alguien no quiera seguir en el negocio, quieran expulsar a algún socio o alguien se muera.

De igual manera, si no quieren dividirse la sociedad por partes iguales, pueden acordar algo distinto mediante un contrato por escrito conocido como contrato de sociedad (en inglés, partnership agreement).

Hay ciertos tipos de sociedades donde se pacta que un solo socio gozará de responsabilidad limitada (en inglés, limited partnership), otras donde habrá responsabilidad limitada para todos los socios (LLP, por sus siglas en inglés), y en otras donde se incluyen los llamados “silent partners” que son socios que no son parte de las operaciones diarias del negocio. La opción que estará disponible para ti dependerá del estado donde estructures el negocio.

Por ejemplo, hay estados donde profesionales como contables o contadores, abogados y arquitectos pueden organizarse bajo una LLP. De esta manera, si un socio enfrenta una reclamación por mala práctica (en inglés, malpractice), los demás socios no se verían afectados.

Entre las ventajas de la sociedad se encuentran poder hacer negocios con otras personas, complementar tus debilidades con las fortalezas de tus socios, la sencillez de comenzar a operar, y posiblemente el trato contributivo a nivel personal y no por los ingresos de la sociedad.

Entre las desventajas están el riesgo de responder por las decisiones de tus socios, la falta de certeza si no tienen un contrato por escrito, y la falta de capacidad para levantar capital mediante inversión.

Corporación

Cuando emprendes como individuo o en sociedad, tu negocio y tú son uno. Como vimos, aunque ambas estructuras presentan algunas ventajas, es posible que dependiendo de tu modelo de negocio o tolerancia al riesgo entiendas que prefieres separar tu vida personal de tu empresa. Eso es precisamente lo que hace la corporación.

La corporación es una entidad jurídica separada y distinta de sus dueños. Aunque los detalles para crear la corporación varían entre estados, usualmente, la corporación nace mediante la presentación de los artículos de incorporación ante el Secretario de Estado, se puede establecer para llevar a cabo cualquier negocio lícito, con o sin fines de lucro y puede existir indefinidamente o por tiempo limitado.

Es importante que sepas que normalmente la información que aparece en los artículos de incorporación, al igual que en cualquier trámite ante gobierno, es pública. Por lo tanto, si incluyes información de contacto como dirección física, número de teléfono o email, perderás control de quién pueda acceder esa información.

Una corporación puede tener uno o varios dueños. Los dueños de la corporación se llaman accionistas (en inglés, shareholders). Los accionistas son dueños en todo o en parte de porcientos de la corporación, llamados acciones (en inglés, shares o stocks). Cuando la corporación genera ganancias, los accionistas pueden beneficiarse mediante la distribución de esas ganancias, conocidas como dividendos.

Los accionistas nombran anualmente una junta de directores para que administren y supervisen las actividades diarias de la compañía y los estatutos internos (en inglés, bylaws). Usualmente, la junta de directores nombra personal para que lleven a cabo el plan de la empresa, conocidos como oficiales o ejecutivos (ej. presidente, CEO, tesorero, etc.).

Al igual que los individuos, las corporaciones pueden entrar en contratos, tomar dinero prestado, desarrollar líneas de crédito, demandar y ser demandadas, contratar empleados, comprar y vender, y muchas cosas más. Por lo tanto, como la corporación es una persona distinta a la de sus dueños, responde por sus propias deudas y obligaciones. A esto se le conoce como responsabilidad limitada.

Como mencioné arriba, la corporación puede existir por tiempo determinado o perpetuamente. Usualmente, para disolver o terminar una corporación tiene que ocurrir alguna de las siguientes situaciones: (1) se fija un término específico de existencia en los artículos de incorporación; (2) ocurre algún evento específico que se contempló en los bylaws; (3) los accionistas deciden y acuerdan por escrito disolver la corporación; o (4) un tribunal así lo ordena.

Desde el punto de vista contributivo, la corporación está sujeta a tributación como una persona distinta y por los ingresos que genere en sus operaciones. Como regla general, la corporación tributa por sus ingresos y los accionistas también tendrán que tributar a nivel personal por cualquier distribución de ganancias que reciban de la empresa. A este concepto se le conoce como doble tributación y se le designa a la corporación como una C-Corp.

Sin embargo, es posible elegir que a la corporación se le trate como una entidad conducto (en inglés, pass-through entity). Esto significa que en vez de que los accionistas y la corporación tributen por separado, quienes tributarán serán los accionistas únicamente, parecido al negocio como individuo o la sociedad. A esta opción se le conoce como S-Corp, y solamente está disponible para negocios en los estados, no en el territorio de Puerto Rico.

Entre los beneficios de la corporación se encuentran: la capacidad para levantar capital con inversionistas, la responsabilidad limitada, y la certeza transaccional que brinda saber que estás haciendo negocios con una entidad reconocida por la ley.

Entre las desventajas están el alto nivel de complejidad para operar y administrar la corporación como la ley manda, y el presupuesto que se necesita para crearla y mantenerla anualmente. Además, es requisito de ley que los accionistas se reúnan anualmente y presenten un informe financiero ante el Secretario de Estado cuya información será pública.

Compañía de Responsabilidad Limitada

La compañía de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) es parecida a la corporación en la medida que es una persona distinta a sus dueños y provee responsabilidad limitada. La LLC nace con la presentación del certificado de organización ante el Secretario de Estado, se puede establecer para llevar a cabo cualquier negocio lícito, con o sin fines de lucro y puede existir indefinidamente o por tiempo limitado. Al igual que en la corporación, la información que aparece en el certificado de organización es pública y cualquier persona podrá acceder a ella sin tu permiso.

A los dueños de la LLC se le conocen como miembros, y distintos a los accionistas, estos también son administradores de la compañía, en proporción a su interés propietario. Todo lo relacionado con la LLC se define en un documento interno llamado contrato de compañía de responsabilidad limitada, acuerdo de operación o acuerdo operacional (en inglés, operating agreement). En este documento se puede pactar casi cualquier cosa.

Por ejemplo, si estableces la LLC como una sola persona, se presume que eres tanto miembro como administrador en el cien por ciento (100%). Pero, si decides traer a una segunda persona como parte de la LLC, se presume que ambos son dueños y administradores en partes iguales, cincuenta por ciento (50%). Así sucesivamente con 3 personas (33%), cuatro personas (25%), etc. Esto se puede personalizar y cambiar en el acuerdo de operación.

Como adelanté, la columna vertebral de la LLC es el acuerdo de operación. Los miembros de la LLC tienen que adoptar este acuerdo y establecer las reglas y estructura interna de la empresa, roles administrativos, y hasta cómo se distribuirán las ganancias. En general, este acuerdo puede ser bien sencillo o complejo. Todo dependerá de la estructura que adopten sus miembros.

Por ejemplo, es posible disponer que, ciertos miembros, clases o grupos no tendrán derecho al voto. De igual manera, es posible estructurar los aspectos administrativos de forma diferente a la relación económica de los miembros. Utilizando el ejemplo de arriba, si decides hacer negocios con una segunda persona, pueden dividirse el interés propietario en 75% y 25% ––o como quieran–– y hasta es posible que ambos sean dueños por partes iguales, pero sola una persona es quien administre el 100% de las decisiones de la LLC.

Como regla general, las deudas y obligaciones de una LLC son de la exclusiva responsabilidad de la LLC y ningún miembro o administrador estará obligado personalmente por tales deudas. Los miembros tienen derecho a recibir distribuciones de la LLC en las cantidades y en las fechas o eventos dispuestos en el acuerdo de operación. Si no acuerdan algo, la distribución se adjudicará de conformidad al valor de la aportación hecha por cada miembro.

El interés en una LLC es transferible en todo o en parte, excepto cuando se acuerde lo contrario en el acuerdo de operación. Ahora bien, quien recibe o adquiere el interés solo tendrá derecho a los derechos económicos, pero no en lo que respecta al derecho a participar en la administración del negocio hasta que no sea admitido como miembro de la entidad. Para admitir a un miembro nuevo es necesario contar con el consentimiento de todos los miembros existentes, salvo que se pacte lo contrario en el acuerdo de operación.

Entre los beneficios de la LLC están la libre transferibilidad del interés propietario de la LLC, que al igual que en la corporación, te permite levantar capital a través de inversionistas. Además, el hecho de que la LLC es una persona distinta de los miembros le permite desarrollar su propio crédito y solicitar préstamos. Igualmente, la LLC no tiene que presentar un informe financiero anual ante el Secretario de Estado cuya información será pública, sino que solamente tendrá que pagar una tarifa fija.

La LLC se puede disolver o terminar por las mismas razones que la corporación.

Desde el punto de vista contributivo, la LLC está sujeta a doble tributación como la corporación, sin embargo, también provee la opción de que se le trate como una entidad conducto, aun en aquellos casos en que la compañía cuenta con un solo miembro. Por lo tanto, en vez de que los miembros y la LLC tributen por separado, quienes tributarán serán los miembros únicamente. Esta opción está disponible tanto en los estados como en Puerto Rico.

En cuanto a la LLC, las cuatro (4) ventajas principales son la responsabilidad limitada que protege a los miembros, flexibilidad organizacional interna (puede ser sencilla o complicada), acceso a capital y la privacidad. Su única desventaja son los costos iniciales y de mantenimiento.

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