Monta tu negocio legalmente

Paso 1 – Diseña tu modelo de negocio

El primer paso es diseñar tu modelo de negocio, que consiste en tres elementos: tu propuesta de valor, la estructura de costos y las fuentes de ingresos de tu negocio. La complejidad o sencillez de tu modelo de negocio depende del problema o necesidad que atiende tu negocio. 

Paso 2 – Elige un nombre protegible para tu negocio

El segundo paso es elegir un nombre protegible para tu negocio. Algunos lugares que te ayudarán a identificar si un nombre ya está en uso o registrado son los siguientes:

• El U.S. Patent and Trademark Office 
• La Oficina de Marcas y Nombres Comerciales de los estados 
• Google 
• YouTube 
• Spotify
• Facebook 
• Instagram
• LinkedIn
• TikTok
• Twitter

Paso 3 – Elige la estructura legal de tu negocio

Tercero, determina la estructura legal de tu negocio. Cada estructura tiene diferentes implicaciones legales y fiscales, por lo que es aconsejable consultar a un abogado y a un contador para obtener orientación específica. Aquí una tabla que resume los diferencias entre las alternativas comunes que discutimos en este curso. 

Paso 4 – Registra tu entidad

Cuarto, si decides estructurar tu negocio bajo una entidad jurídica, necesitarás registrar tu entidad con el Secretario de Estado o en el registro de entidades y corporaciones del estado desde el cual operarás tu negocio. Usualmente, este paso se puede hacer en línea. 

Si optaste por una LLC, deberás presentar el artículo de organización, que no es otra cosa que completar un documento sencillo que describe aspectos básicos de tu LLC, como información de contacto, nombre de la LLC, nombre de sus miembros y el agente residente. 

Lo mismo con el artículo de incorporación para la corporación y el certificado de la sociedad especial, por ejemplo, limited partnership o para la LLP. 

Es posible que, si vas a emprender un negocio como individuo, no tengas que registrar tu nombre de negocio en algún lugar particular, por ejemplo, DBA, aunque sí tengas la opción.

Si necesitas ayuda con el registro de tu negocio en Estados Unidos o Puerto Rico, puedes comunicarte con Xiola LLC. 

Paso 5 – Obtén tu EIN

Quinto, la mayoría de los negocios necesita diligenciar el seguro social patronal o número de identificación patronal, en inglés employer identification number o EIN con el U.S. Internal Revenue Service o IRS. Este proceso también se puede hacer en línea. 

El EIN es un número que identifica tu empresa y lo necesitas para pagar impuestos federales, contratar empleados, abrir una cuenta bancaria, y solicitar licencias y permisos comerciales. Solicitarlo es gratis y lo puedes hacer en línea tan pronto registres tu entidad jurídica. 

Te preguntarás si es necesario tenerlo cuando eres freelancer o contratista independiente. La realidad es que muchas veces no es requerido, sin embargo, algunos profesionales entienden que es la mejor práctica. Por ejemplo, el EIN te permite operar sin tener que divulgar tu seguro social personal a la hora de llenar documentos para tu negocio como DBA

El EIN es necesario para contratar empleados, abrir cuentas bancarias comerciales y presentar declaraciones de impuestos.

Paso 6 – Obtén licencias y permisos locales

Sexto, la cantidad de registros locales que necesitas hacer dependerá de la cantidad de estados, condados y ciudades donde estés llevando a cabo tus actividades comerciales. \

Usualmente, necesitarás cumplir con algún tipo de registro en aquellos estados o territorios donde hagas negocios, te reúnas presencialmente con tus clientes, generes sumas significativas de tus ingresos y tengas empleados. Por lo tanto, busca en tu estado, ciudad o condado qué agencias requieren que te registres con ellos. 

Generalmente, los estados requieren que te registres como comerciante, en inglés merchant’s registry, bajo la categoría apropiada a tu actividad comercial bajo el North American Industry Classification System, comúnmente conocido como el código NAICS.

Ejemplo de Puerto Rico

En el caso de Puerto Rico, este paso se realiza a través del Sistema Unificado de Rentas Internas o SURI del Departamento de Hacienda. Una vez creas tu cuenta en SURI, podrás solicitar el Certificado de Registro de Comerciante. 

Además, es posible que tengas que diligenciar permisos, licencias y certificaciones para operar tu negocio desde casa, localidad física o co-working space. También suelen requerir cumplimientos ambientales, sanitarios y de bomberos. A veces estos trámites tienen vigencias cortas, por ejemplo de 1 año, por lo que tendrás que renovarlos anualmente.

En el caso de Puerto Rico, este paso se realiza a través del Single Business Portal de la Oficina de Gerencia de Permisos u OGPe. El tipo de permiso que necesitas dependerá desde dónde operes tu negocio. 

Si vas a operar un negocio desde casa, necesitas diligenciar el permiso único domiciliario; si vas a operar desde una localidad física, se llama permiso único; y si vas a operar desde un co-working space, se conoce como la carta de pre-consulta de uso. 

Algunas ciudades o condados también requieren que proveas reportes y documentación adicional dentro de los treinta a noventa días posteriores al registro de tu negocio. Por ende, es importante que consultes con la agencia gubernamental de tu estado, condado o ciudad para asegurar que no se omita algún requisito. 

En el caso de Puerto Rico, a este paso se le conoce como la patente municipal y se realiza en la Oficina de Finanzas y Recaudaciones del municipio o pueblo desde el cual operarás tu negocio.

Licencias federales

Si tu negocio lleva a cabo actividades comerciales reguladas por alguna agencia federal, necesitarás obtener una licencia o permiso federal. Usualmente, los requisitos y las tarifas a pagar dependerán de la actividad comercial y la agencia reguladora. Por ejemplo, si tu empresa transmite información por radio, televisión, alambre, satélite o cable, necesitas contactar a la Federal Communications Commission o FCC. 

Otras posibles licencias

Los estados regulan una gama de actividades comerciales mucho más amplias que el gobierno federal. La industria de la música usualmente no está regulada. Pero, es mejor prevenir que tener que remediar.  

Entre los temas comúnmente regulados están la industria del cannabis, salud, alimentos, restaurantes, agricultura, sorteos y loterías, proyectos de construcción y ciertos servicios profesionales, entre otros.  

Los requisitos y las tarifas por pagar para solicitar o renovar estas licencias y permisos dependerán de la actividad comercial y la agencia estatal reguladora. Te debes asegurar de investigar las regulaciones de tu propio estado, condado y ciudad, ya que los requisitos varían a menudo según el estado

Paso 7 – Abre tu cuenta de banco

Séptimo, abre una cuenta bancaria comercial y establece crédito para tu negocio. Mantén las finanzas personales y comerciales separadas para facilitar la contabilidad y proteger tus activos personales.

Algunas plataformas que puedes utilizar para abrir una cuenta de banco digital son Brex y Payoneer. 

Bonus – Administra tu negocio

Seguro

Evalúa las necesidades de seguro de tu negocio y obtén la cobertura adecuada. Esto puede incluir seguros de responsabilidad civil general, seguro de propiedad, seguro de compensación para trabajadores, seguro de vehículos comerciales, entre otros.

Contratación de personal

Si necesitas contratar empleados, asegúrate de cumplir con todas las leyes y regulaciones laborales, incluida la verificación de elegibilidad para el empleo, la retención de impuestos y el cumplimiento de las leyes de seguridad y salud ocupacional.

Si necesitas contratar freelancers, probablemente necesitas un acuerdo para contratista independiente. 

Protégete con los documentos y contratos adecuados

La cantidad de contratos o documentos legales que necesitará tu negocio depende de las relaciones que tienes y tipo de negocio. A continuación, algunos documentos que pudieras necesitar para proteger tu negocio:
 

• Términos de uso y política de privacidad: Si tienes una página web.
• Política de devolución: Si vendes productos digitales o físicos. 
• Relevo de responsabilidad: Si creas contenido educativo. 
• Contrato de confidencialidad: Si vas a compartir información confidencial.
• Contrato de servicios: Si vas a proveer servicios. 
• Contrato de influencer: Si provees servicios como, o trabajas con, influencers
• Contratos discográficos: Si eres un sello discográfico.
• Contratos editoriales: Si eres una editora musical.
• Work for hire: Si contratas a personas creativas para que hagan un trabajo para ti.
• Cesión de copyright: Si quieres comprar o vender derechos de copyright.
• Licencias musicales: Para dar o recibir permiso de utilizar una obra musical.
• Contrato de featuring: Para hacer colaboraciones. 
• Contrato de productor musical: Para trabajar una producción musical.
• Contrato de mánager: Para que un artista y mánager trabajen juntos. 
• ¡Y otros más!